齐鲁工业大学（山东省科学院）
基本建设项目档案暂存管理实施细则（试行）
为进一步做好校（院）基建项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、使用管理、工程维护和改建扩建中的作用，依据相关法律法规，结合校（院）实际情况，制定本实施细则。
第一章 总则
第一条 本细则制定依据如下∶《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《建筑工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等及有关法律、法规和《齐鲁工业大学(山东省科学院）)档案管理办法》及其他相关制度。
第二条 基本建设档案是指在整个建设项目从决策、立项、审批到建成使用的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、可行性研究、评估、决策、计划、设计、施工、竣工等活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料等形式与载体的文件材料。
第三条 本细则适用于建设中的基建项目档案管理，"暂存"是指从项目立项至项目完成竣工验收备案，基建档案移交校（院）档案馆前的暂时性存档，一般暂存年限为 2-3年，最长不超过5年。达到 5年的档案，无论项目进展情况如何均须向校（院）档案馆归档。
第四条 档案馆为校（院）档案管理职能部门，总体负责基建档案管理工作;基建处负责职责范围内的基建档案移交前的档案收集及管理工作，即档案暂存管理。
第五条 本细则适用于校（院）新建项目，改建、扩建、维修、改造等项目可参照执行。档案归档后按校（院）档案管理规定执行。
第六条 基建处日常文件及常用材料存档参照本办法执行。
第二章 管理任务和要求
第七条 基建档案暂存工作由基建处领导，同时接受城建档案馆及校（院）档案馆的业务指导。基建档案暂存管理工作由基建处处长领导，由主管工程副处长分管，设立基建暂存档案室（以下简称档案室），负责基建暂存档案的收集、整理及归档工作。
第八条 基建档案暂存管理工作基本任务如下∶
（一）贯彻执行校（院）及基建领域档案工作的相关要求，规划基建领域档案工作;
（二）制订基建领域内档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况;
（三）负责接收（征集）、整理、分类、统计、暂存、检查基建领域的各类纸制档案、电子档案及其他有关资料;
（四）开展档案的查阅、借用、保护、移交工作;
第九条 设立专职档案管理人员，专职负责基建档案暂存管理工作。档案管理员要求如下∶
（一）必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱基建档案事业，忠于职守、遵守纪律;
（二）努力学习基建管理与档案管理相关的政策、法规，配合基建处和档案主管部门做好档案管理工作;
（三）负责做好基建领域文件材料的形成、积累、保管及整理立卷归档工作，保证归档的各类材料完整、准确、系统。
第十条 档案管理员要做好档案日常管理工作，对档案收档要认真核查归档材料，对档案利用要认真核查相关手续。所有档案工作需建立档案工作台账，包括收档登记、归档登记、查阅借出申请登记、相关清单统计等。
第十一条 档案管理员应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，做好检查日志，遇有特殊情况，应立即向相关领导报告，及时处理。
第三章 职责划分
第十二条 档案室负责拟定归档清单、目录，明确归档责任人，负责对口档案馆的归档工作。
第十三条 按"谁形成，谁送档"的原则，基建处内各管理岗位负责本岗位业务范围内的档案送档工作，要认真核查本岗位的送档档案，并对其合规性、真实性、准确性、完整性、有效性负责，按要求及时主动送档。
第十四条 基建档案在项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作。各业务科室要逐步做到"三纳入"、"四同步"∶纳入基建计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，避免事后补档。
第十五条 项目建设过程工程总承包单位、工程建设现场指挥机构、勘察设计单位、施工单位、监理单位应在各自的职责范围内做好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。施工、监理单位档案实行项目负责人制，项目负责人是所负责项目档案工作的直接责任人。
第十六条 建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。
第十七条 建设项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，交建设单位汇总、整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。
第十八条 建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
第十九条 工程现场指挥机构、工程总承包单位、施工单位、监理单位必须有一位负责人分管档案资料工作，并配备专职档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料，配合建设单位完成本项目的档案相关工作。
第二十条 各项目负责人要将各施工、监理单位的档案工作评价纳入工程进度款、结算款审核以及材料验收、工程验收之中，档案工作不到位可延迟或不予结算及验收，并要求相关单位，立即整改。同时纳入勘察、设计、施工、监理单位的考核之中，按相关违约或奖惩管理约定执行。
第二十一条 在编制招标文件和签订项目勘察、设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确各方归档责任，提交档案预审必须同时提供纸制档案和电子档案。预留施工、监理单位档案保证金各自合同金额1%，预留金额上限不超过50万，通过档案预审，且完成一次档案移交后返还。
第四章 管理流程
第二十二条 档案形成及整理。基建处各岗位管理人员及时跟踪相关单位与业务相关的、在档案清单范围的档案形成，及时搜集整理。
第二十三条 档案审查及签收。档案室对各管理岗位送审档案进行审查，审查不通过，责成各管理岗位进行整改并再次送审，直至通过后，签收归档。
第二十四条 档案保存及日常管理。档案室签收送档材料后，纸制档案上架，电子档案录入信息系统，并做本地保存。暂存纸制档案与电子档案要建立对应关系，方便检索查阅。查档借阅，须履行批准手续，做好登记管理工作。
第二十五条 工程验收。按基本建设相关验收规定进行工程配套安装验收、整体质量验收、各专项验收等工作，直至完成全部竣工验收手续。
第二十六条 档案移交。完成工程验收后，项目负责人汇总工程前期、施工过程、质量验收过程中形成的档案（2 套）进行移交，并办理移交手续。
第二十七条 档案归档。工程完成竣工验收备案，将纸制版、电子版、音像材料等全部相关档案送校（院）档案馆归档。归档后该项目档案暂存期截止，暂存工作结束。
第五章 纸质、数字档案要求
第二十八条 档案必须准确反映基本建设活动的真实内容，遵循基本建设规律，纸制档案文字、图章要清晰、整洁、准确、完整，签字签章齐全，做好材料保护，避免破损等。
第二十九条 送档数量为3套，若原件数量不足，使用复印件代替并标明原件所在地。3套档案分别用于城建档案馆归档、后续验收手续办理、校（院）档案馆归档。若因特殊情况需额外增加的，各单位需配合完成。
第三十条 竣工图是竣工档案的重要档案，工程承发包合同或施工协议中要根据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，施工单位不按时提交合格竣工图的，应承担责任。设计变更、材料变更等与竣工图编制相关的佐证材料需与竣工图编制在一起。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。
第三十一条 根据国家及省市相关要求，要不断采用先进技术，实现档案管理的现代化，建立数字化档案。归档文件原则上要同时提交纸制版和电子版。
第三十二条 施工、监理等单位按照国家建设项目电子文件归档和电子档案管理的相关规定提交电子档案，所有可能转化为电子版的档案均需存有电子档案。
第六章 档案利用
第三十三条 基建暂存档案全部为非涉密档案，除按照规定送档外，主要供本单位内部利用，暂存期间不对外公布。外单位或个人需查阅、借出时，应按查阅规定出具相关查阅、借出手续，写明查档单位、用档事由、查档人等信息，经基建处负责人批准后方可查阅、借出。借出档案需约定归还日期，并在约定时间内归还。
第三十四条 对于重要的档案和资料，一般不提供原件使用，如必须借出档案原件，需预留档案复印件及电子扫描件。
第三十五条 基建项目结束后（暂存期结束）应立即着手进行该项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作，并于六个月内完成向校（院）档案管理部门归档工作。
第七章 附 则
第三十六条 本实施细则由基建处负责解释。未尽事宜按照《齐鲁工业大学（山东省科学院）档案管理办法》执行。
第三十七条 本实施细则自公布之日起试行。
